Los accesos que hay que pedir el primer día (y en qué orden)

El primer día con un cliente nuevo no se pierde una campaña. Se pierde un mes.

Llevo años pidiendo accesos en Furia Funnel y el error se repite igual: la agencia entra con prisa, monta las campañas el jueves, y seis semanas después descubre que el píxel vive en el administrador comercial de la agencia anterior, que el catálogo lo sube a mano el chico de la tienda y que el dominio no está verificado en ninguna parte. Entonces hay que parar. Y parar en octubre, con la campaña de Navidad a la vuelta de la esquina, sale carísimo.

Vamos al grano. El orden importa más que la lista, porque cada acceso desbloquea el siguiente.

Pide acceso, no su usuario y su contraseña

Te lo van a ofrecer. Casi siempre. «Te paso mi usuario y mi clave de Facebook y lo haces todo tú», y suena cómodo hasta la primera vez que te explota en la cara.

Meta lee ese inicio de sesión como lo que parece: un acceso desde un dispositivo y una IP que no son los de siempre. Lo mete en revisión, pide el segundo factor que está en el móvil del cliente, y te quedas fuera justo el día que tenías que subir las creatividades nuevas. Luego está el rastro. Si entras con su perfil, ningún registro de la cuenta sabe quién subió el presupuesto un 40 %, y el día que algo se rompa la única versión disponible será la del cliente. Y lo más feo de todo: estás manejando los datos de los clientes de su negocio con una identidad que no es la tuya, y eso en una empresa con un mínimo de orden no se sostiene ni cinco minutos.

Con acceso de socio, el día que termina la relación se resuelve con un clic. Con su contraseña se resuelve cambiando contraseñas, revocando sesiones y confiando en que nadie de tu equipo se dejó nada apuntado en un Notion.

El orden, de lo que bloquea todo a lo que bloquea una cosa

1. Administrador comercial

Primero esto, antes de mirar una sola campaña. Y con un matiz que casi nadie respeta: no pidas que te añadan como persona a su administrador comercial, pide que añadan tu administrador comercial como socio, con el ID de tu BM. Son treinta segundos para él y lo cambia todo para ti, porque desde ese momento das y quitas permisos a tu equipo desde tu casa sin volver a molestarle.

Si el cliente no tiene administrador comercial, lo creáis juntos, con su correo electrónico y su documentación. Nunca con el tuyo. El BM es el negocio, no la agencia.

2. La cuenta publicitaria

Acceso de socio sobre la cuenta que ya existe, no una cuenta nueva creada en tu BM. Rol de anunciante si solo vas a optimizar, administrador si vas a tocar píxel, públicos o facturación.

La tarjeta que paga tiene que ser la suya. El día que pongas la tuya «por agilizar» has convertido tu agencia en una entidad financiera con un límite de crédito y un cliente que paga a 60 días.

3. El píxel (o conjunto de datos)

El activo que más se olvida y el que más duele. Compartir la cuenta publicitaria no comparte el píxel: son activos distintos y se asignan por separado.

Pide el conjunto de datos con permiso de administrador y mira dos cosas antes de tocar nada: desde cuándo tiene datos y si los eventos están duplicados. Como te contaba en el post del píxel que declaraba 40.420 € mientras la tienda había facturado 22.608 €, un píxel mal montado no te da información de menos, te la da de más. Y eso es peor, porque te la crees.

Nunca crees un píxel nuevo «para empezar limpio». Empezar limpio es empezar ciego.

4. El catálogo

Solo si vende productos, pero entonces es de los primeros. Pregunta quién lo mantiene: un feed automático de Shopify o WooCommerce, una app que instaló el que montó la tienda, o alguien subiendo un CSV los lunes. La respuesta te dice cuánto vas a sufrir con las campañas de catálogo.

El catálogo también tiene que vivir en su administrador comercial.

5. La analítica

GA4 con rol de analista, o editor si vas a tocar conversiones. El panel de la tienda. Search Console si hay orgánico de por medio.

Usa siempre un correo electrónico de tu dominio de agencia para las invitaciones, nunca el personal de alguien del equipo: cuando esa persona se vaya, el acceso se va con ella. Y no esperes que GA4 y Meta cuadren, porque no cuadran nunca y no es un fallo de nadie.

6. La tienda o el CRM

Aquí va mi opinión incómoda: este acceso importa más que el de la cuenta publicitaria. Sí, antes. La cuenta de anuncios te dice lo que Meta cree que ha pasado; la tienda te dice lo que ha pasado.

En Shopify, cuenta de colaborador con permisos sobre pedidos y analíticas. En WooCommerce, un usuario con rol de gestor de la tienda. Si el negocio va de leads y no de productos, acceso de lectura a su software de gestión comercial —HubSpot, Zoho, Clientify, el Excel compartido del comercial— y a los estados de cada oportunidad, porque sin eso no puedes cruzar lo que Meta dice con los leads que de verdad cerraron.

Yo no escalaría ni de broma con el ROAS del píxel, y he visto agencias facturar un año entero sobre esa cifra. El píxel decía 40.420 €. La tienda, 22.608. Cuando le enseñas eso a un cliente que lleva meses pagándote por «un ROAS de 4», la conversación cambia — y más te vale llegar tú con el dato antes de que lo descubra él.

7. El dominio verificado

Último de la lista y el primero que te bloquea. La verificación del dominio tiene que estar en su administrador comercial, porque de ahí depende la configuración de eventos web y los eventos priorizados. Si el dominio sigue verificado en el BM de la agencia anterior, no puedes priorizar nada.

Comprueba de paso quién tiene el acceso al DNS. Normalmente nadie lo sabe, y el que lo sabe es el primo que montó la web en 2019.

Qué se rompe cuando el cliente se va

La prueba de si pediste bien los accesos no es el primer día. Es el último.

Si todo vive en el administrador comercial del cliente y tú entraste como socio, la salida es limpia: él te quita como socio y se queda con su histórico, sus públicos y su catálogo intactos. Tú te quedas sin el acceso, que es exactamente lo que toca.

Si los activos los creaste tú, pasa lo otro. El cliente se marcha sin histórico de eventos, sin los públicos personalizados que has construido durante dos años y, en el caso del catálogo, sin anuncios de productos funcionando hasta que alguien lo rehaga. Lo he visto acabar en abogados. Y lo entiendo, porque desde fuera no parece un descuido técnico, parece que le estás reteniendo el negocio.

El acceso que no pides el primer día acabas pidiéndolo el día que el cliente está enfadado, y ese día ya no te lo dan.

Hay una pieza más que se rompe y que casi nadie incluye en el traspaso: los informes. Si los dashboards viven en tu cuenta con tus credenciales, el cliente pierde de golpe todo el histórico de contenido que le has ido enviando. Por eso en Furia Reports hicimos el modo lector: el cliente entra, ve sus informes y no depende de que tú sigas pagando una licencia. La conexión a Meta es de solo lectura, así que tampoco hay nada que puedas tocarle por error.

Si lo que necesitas es un panel con veinte fuentes de datos y tienes a alguien que lo mantenga, Looker Studio con un conector de pago te va a dar mucha más flexibilidad que nosotros, y no pasa nada por decirlo. Furia Reports solo cubre Meta Ads y la tienda o el CRM, y lo hace poniendo el ROAS real al lado del que declara la plataforma.

El correo del primer día

Este es el mensaje que mandamos, tal cual, el mismo día de la firma:

• ID de tu administrador comercial para añadirnos como socio (te mandamos el nuestro).
• Nombre de la cuenta publicitaria y del píxel que usáis ahora, aunque estén en manos de otra agencia.
• Quién mantiene el catálogo de productos y cómo.
• Invitación a GA4 y al panel de la tienda a nuestro correo de agencia.
• Acceso de lectura a Shopify, WooCommerce o el CRM donde se registran las ventas.
• Si el dominio ya está verificado, en qué administrador comercial lo está.

Seis puntos y un plazo. «Necesitamos esto antes del lunes para no quemar presupuesto a ciegas» funciona mucho mejor que «cuando puedas».

Y una última cosa, que es la que más me ha salido a cuenta con los años: deja constancia escrita de cada acceso, de quién lo concedió y de qué día. No por desconfianza, sino porque dentro de catorce meses, cuando el cliente pregunte por qué no puede priorizar eventos, la respuesta va a estar en ese correo y no en tu memoria.